Negotiation leren voor beginners: Basisprincipes

Wat is het?

Onderhandelen is een gesprek tussen twee of meer partijen om tot een overeenkomst te komen. Het doel is niet om te winnen, maar om een oplossing te vinden waar iedereen zich in kan vinden.

Dit kan gaan over prijs, voorwaarden, taken of andere zaken. Bij een basisprincipe hoort het onderscheid tussen standpunten en belangen.

Een standpunt is wat iemand zegt te willen, zoals "ik wil 10% korting". Het belang is de onderliggende reden, zoals "ik moet binnen budget blijven". Goed onderhandelen richt zich op die belangen.

Het is een vaardigheid die je dagelijks gebruikt, van het verdelen van huishoudelijke taken tot een salarisonderhandeling. Het draait om communicatie, voorbereiding en het vinden van een middenweg.

Hoe werkt het precies?

Een succesvolle onderhandeling volgt vaak een aantal vaste stappen. De eerste en belangrijkste stap is voorbereiding.

Bepaal je eigen doelen, je ondergrens (het minimale wat je accepteert) en probeer de belangen van de ander in te schatten. De tweede stap is het gesprek zelf. Begin met het bouwen van een relatie en het stellen van open vragen.

Luister actief naar wat de ander zegt en niet zegt. Presenteer je voorstel duidelijk en onderbouwd.

De kern zit in het bieden en tegenbieden. Bied niet te snel je eindbod. Gebruik technieken als ankeren (het eerste, stevige bod neerleggen) en het zoeken naar ruilvoorwaarden. Is er geen overeenstemming over prijs, misschien wel over betalingstermijn of extra service.

Sluit altijd expliciet af met een samenvatting van de afspraken. Dit voorkomt misverstanden. Zelfs als het niet lukt, is het doel om de relatie professioneel te houden voor een volgende keer.

De wetenschap erachter

Onderhandelen is geen toeval, maar gestoeld op psychologische principes. Een bekend principe is wederkerigheid.

Als jij iets toegeeft of een concessie doet, voelt de ander zich vaak verplicht om iets terug te doen.

De theorie van de 'BATNA' (Best Alternative To a Negotiated Agreement) is cruciaal. Dit is je beste alternatief als de onderhandeling mislukt. Hoe sterker je BATNA, hoe meer macht en zelfvertrouwen je hebt aan tafel.

Daarnaast spelen cognitieve biases een rol. Het anker-effect zorgt dat het eerste genoemde getal (het anker) de rest van het gesprek beïnvloedt.

Verliesaversie maakt dat mensen harder vechten om verlies te voorkomen dan om winst te behalen. Onderzoek toont ook aan dat een coöperatieve, probleemoplossende stijl op de lange termijn betere resultaten geeft dan een agressieve, competitieve aanpak. Het bouwt vertrouwen en leidt tot duurzamere afspraken.

Voordelen en nadelen

Het grootste voordeel van goed kunnen onderhandelen is dat je betere resultaten behaalt, zowel financieel als in voorwaarden.

Het geeft je controle over situaties en vergroot je zelfvertrouwen in professionele gesprekken. Een ander voordeel is het oplossen van conflicten. Door te focussen op gedeelde belangen in plaats van strijdende standpunten, kun je tot creatieve oplossingen komen die voor beide partijen werken. Dit versterkt relaties.

Er zijn ook valkuilen. Een te competitieve houding kan relaties beschadigen en wantrouwen kweken.

Het kan leiden tot een 'verliezer' in het gesprek, wat de samenwerking ondermijnt.

Een ander nadeel is de tijdsinvestering. Goede voorbereiding en een zorgvuldig proces kosten tijd. Soms kan een snelle, minder optimale beslissing op korte termijn efficiënter lijken. Ook kan de uitkomst onzeker zijn; je hebt de ander nodig om tot een akkoord te komen.

Voor wie relevant?

Deze basisprincipes zijn relevant voor vrijwel iedereen. Voor professionals in een commerciële rol, zoals sales, inkoop of accountmanagement, is het een absolute kernvaardigheid.

Ook voor managers en teamleiders is het essentieel. Zij onderhandelen voortdurend over deadlines, budgetten, resources en prioriteiten met hun team, andere afdelingen en hoger management, en tijdmanagement leren helpt hen daarbij. Voor freelancers en ondernemers is het cruciaal.

Zij onderhandelen dagelijks over tarieven, projectomvang en contractvoorwaarden met klanten en leveranciers, en kunnen hun onderhandelvaardigheden verbeteren.

Goed onderhandelen bepaalt direct hun inkomen. Tenslotte heeft iedereen er privé baat bij. Of je nu een salarisonderhandeling voert, een huis koopt, een conflict met een buur oplost of een gezinsvakantie plant. De vaardigheden van empathie, luisteren en creatief zoeken naar oplossingen zijn universeel toepasbaar.