Negotiation leren: Onderhandelen

Wat is het?

Onderhandelen is een gestructureerd proces waarbij twee of meer partijen met tegengestelde belangen proberen tot een voor iedereen aanvaardbare overeenstemming te komen. Het is een fundamentele vaardigheid die je dagelijks onbewust inzet, van het bepalen van een deadline op je werk tot het kiezen van een restaurant met vrienden.

Professioneel onderhandelen gaat een stap verder en vereist bewuste strategie en technieken.

In de kern draait onderhandelen om het vinden van een oplossing waarbij iedereen het gevoel heeft iets te hebben gewonnen, een zogenaamde win-win-situatie. Het is geen strijd die je moet winnen, maar een dialoog om een gezamenlijk probleem op te lossen. Denk aan salarisonderhandelingen, het sluiten van zakelijke deals of het oplossen van conflicten op de werkvloer.

De kunst van het onderhandelen is dus geen aangeboren talent, maar een aangeleerde competentie. Via online cursussen en trainingen kun je de theorie, psychologie en praktische tools leren die nodig zijn om met vertrouwen en succes aan tafel te zitten.

Hoe werkt het precies?

Een succesvol onderhandelingsproces verloopt meestal in duidelijke, herkenbare fasen. De eerste en meest cruciale stap is de voorbereiding.

Hier bepaal je je eigen doelen, je ondergrens (je BATNA - Best Alternative To a Negotiated Agreement) en probeer je de belangen en mogelijke posities van de ander in te schatten. Goede voorbereiding geeft je rust en overwicht. De tweede fase is de opening en exploratie.

Je verkent elkaars standpunten, stelt open vragen en luistert actief om de werkelijke belangen achter de standpunten te ontdekken. Vaak liggen de echte behoeften dieper dan de eerste eisen die worden geuit.

Het opbouwen van vertrouwen en een professionele relatie is hier essentieel. Vervolgens kom je in de onderhandeling en concessies terecht.

Hier worden voorstellen gedaan, tegenboden uitgebracht en worden er compromissen gezocht. Het gaat om het slim uitwisselen van waarde: niet zomaar toegeven, maar iets geven om iets anders terug te krijgen. De laatste fase is het sluiten en vastleggen van de overeenkomst, waarbij de details worden besproken en de afspraken worden bevestigd.

De wetenschap erachter

Effectief onderhandelen is diep geworteld in de psychologie en gedragswetenschap. Een van de krachtigste principes is anchoring, oftewel het anker-effect.

Het eerste cijfer dat genoemd wordt in een onderhandeling, bijvoorbeeld een vraagprijs, beïnvloedt het verdere verloop van het gesprek sterk, zelfs als dat cijfer willekeurig is. Het zet een psychologisch referentiepunt. Cognitieve biases, denkfouten, spelen ook een grote rol.

Zo is er de bevestigingsbias, waarbij we alleen informatie zoeken die onze eigen mening bevestigt. Of de verliesaversie, waarbij de pijn van iets verliezen sterker wordt gevoeld dan het plezier van iets winnen.

Goede training leert je deze biases bij jezelf en anderen te herkennen en te beïnvloeden.

Daarnaast is emotionele intelligentie van onschatbare waarde. Het kunnen herkennen en beheersen van je eigen emoties, en het accuraat kunnen inschatten van de emoties en beweegredenen van de ander, geeft je een strategisch voordeel. Wetenschappelijk onderzoek toont aan dat empathie en het bouwen van een relatie vaak leiden tot duurzamere en betere akkoorden dan een puur agressieve, op macht gebaseerde aanpak.

Voordelen en nadelen

De voordelen van het beheersen van onderhandelingsvaardigheden zijn talrijk en direct merkbaar.

Je bereikt simpelweg betere resultaten, of dat nu een hoger salaris, gunstigere contractvoorwaarden of een efficiëntere verdeling van taken is. Dit heeft een directe positieve impact op je carrière en financiële situatie.

Een ander groot voordeel is het versterken van relaties. Door een win-win-benadering te hanteren en oprecht te luisteren, bouw je vertrouwen en respect op. Dit voorkomt conflicten en creëert een basis voor toekomstige samenwerking. Daarnaast geeft het je een enorme boost in zelfvertrouwen en professionele uitstraling.

Je weet dat je voorbereid aan tafel zit. Er zijn ook enkele nadelen of uitdagingen.

Het kan tijdrovend zijn om je grondig voor te bereiden en het proces zorgvuldig te doorlopen. In sommige situaties, zoals een spoedbesluit, is er simpelweg geen tijd voor een uitgebreid onderhandelingstraject. Ook bestaat het risico van over-onderhandelen, waarbij je de relatie beschadigt door te hard op details te hameren, of van onzekerheid wanneer je de technieken nog niet volledig beheerst.

Voor wie relevant?

Deze vaardigheid is eigenlijk relevant voor iedereen die professioneel met anderen communiceert en besluiten moet nemen. Voor managers en teamleiders is het onmisbaar bij het toewijzen van budgetten, het bespreken van functioneringsgesprekken, het oplossen van teamconflicten en onderhandelen met klanten.

Zij onderhandelen dagelijks over prioriteiten en middelen. Verkoop- en inkoopprofessionals hebben onderhandelen als core business.

Voor hen is het direct gekoppeld aan omzet en winst. Maar ook voor ZZP'ers en freelancers is het cruciaal om hun tarieven, projectvoorwaarden en intellectuele eigendom goed te kunnen verdedigen en vastleggen in contracten. Tot slot is het relevant voor professionals in een vroeg stadium van hun carrière die hun eerste salarisonderhandeling ingaan, en voor ieder ander die invloed wil uitoefenen en onderhandelen wil leren.

Denk aan projectmanagers die draagvlak moeten creëren, advocaten in mediation, of zelfs ouders die met hun tiener over regels onderhandelen. De principes zijn universeel toepasbaar.